Das Informationsfreiheitsgesetz kommt! Auswirkungen auf öffentliche Auftraggeber und Vergabeverfahren

Die Amtsverschwiegenheit soll zum Ausnahmefall werden – und was bedeutet das für Vergabeverfahren?

Mit 1.9.2025 tritt das Informationsfreiheitsgesetz (im Folgenden “IFG”) mit korrespondierender Verfassungsbestimmung in Kraft (als Teil des Informationsfreiheitspakets). Mit dem IFG soll die Amtsverschwiegenheit vom Standard- zum Ausnahmefall werden. Öffentliche Organe müssen ab Inkrafttreten nicht nur proaktiv Informationen von allgemeinem Interesse veröffentlichen, sondern auch auf Antrag Zugang zu Informationen gewähren.

Mit 1.9.2025 soll die Amtsverschwiegenheit fallen bzw. zumindest deutlich eingeschränkt werden. Anstelle der Amtsverschwiegenheit soll ein (Grund-)Recht auf Informationszugang treten, das nur in bestimmten Ausnahmefällen beschränkt werden kann. Dieser Schritt hin zu transparentem Behördenhandeln wurde – nicht zuletzt aufgrund des enttäuschenden Abschneidens Österreichs in diversen Transparenz-Rankings – seit Jahren eingefordert und scheint nun Realität zu werden. Doch was ändert sich genau?

1. Proaktive Veröffentlichungspflicht

Das IFG soll öffentliche Stellen zur proaktiven Offenlegung von Informationen verpflichten. “Proaktiv informationspflichtige” öffentliche Stellen und damit zur aktiven Veröffentlichung von Informationen von allgemeinem Interesse aufgerufen sind:

• Organe der Bundesverwaltung oder der Landesverwaltung (Bundes- und Landesregierungen, Ministerien, Behörden, Dienststellen etc) sowie sonstige juristische und natürliche Personen, soweit diese mit der Besorgung von Geschäften der Bundesverwaltung oder der Landesverwaltung betraut sind;
• Organe der ordentlichen Gerichtsbarkeit;
• die Verwaltungsgerichte, der VwGH und VfGH;
• Rechnungshof und Volksanwaltschaft;
• Selbstverwaltungskörper (gesetzliche berufliche Selbstverwaltungskörper nur gegenüber ihren Mitgliedern).

Ausgenommen von der proaktiven Informationspflicht sind Gemeinden und Gemeindeverbände mit weniger als 5.000 Einwohnern (sie müssen nicht aktiv Informationen offenlegen, sind aber bei entsprechenden Informationsbegehren dennoch zur Information verpflichtet). Die genannten Stellen haben somit von sich aus (ohne vorhergehenden Antrag) Informationen und Unterlagen bereit zu stellen, die von “allgemeinem Interesse” sind wie zB amtliche Daten und Statistiken, beauftragte Studien, Gutachten, Umfragen, Stellungnahmen und (jedenfalls) Verträge über EUR 100.000,00 (exkl. USt; es gelten die vergaberechtlichen Regelungen zur Auftragswertermittlung). Bereitzustellen sind jedoch nur “vorhandene und verfügbare” Unterlagen. Bloße (Vor-)
Entwürfe, Unterlagen zur internen Entscheidungsfindung und sonstige “nicht fertige” Unterlagen müssen (noch) nicht veröffentlicht werden.

Die (funktionellen) Verwaltungsorgane sind verpflichtet, ihre Informationen in einem bundesweit eingerichteten Informationsregister (www.data.gv.at) zu bekannt zu geben. Die Informationen selbst müssen in einer für die Öffentlichkeit zugänglichen Form online bereitgestellt werden, die über einen Link im Informationsregister abrufbar sein sollen.

2. Auskunftspflicht

Als zweite Kategorie Informationspflichtiger gibt es jene, die nicht zur proaktiven Offenlegung von Informationen, sondern “nur” – auf Auftrag – zur Auskunft verpflichtet sind. Dies sind (sofern sie nicht mit Geschäften der Landes- oder Bundesverwaltung betraut sind, dann gilt die proaktive Informationspflicht):

• Gemeinden und Gemeindeverbände mit weniger als 5.000 Einwohnern sowie
• “private Informationspflichtige”:
  • Stiftungen, Fonds und Anstalten, die der Kontrolle des Rechnungshofes oder eines Landesrechnungshofes unterliegen;
  • Unternehmungen, die (i) der Kontrolle des Rechnungshofes oder eines Landesrechnungshofes unterliegen und (ii) eine Beteiligung durch die öffentliche Hand von 50% oder eine sonstige Beherrschung besteht.

Während die – nach Vergaberecht – klassisch öffentlichen Auftraggeber (iSd § 4 Abs 1 Z 1 BVergG) sowie mit der Bundes- oder Landesverwaltung betraute Rechtspersonen (zB ASFINAG) proaktiv veröffentlichungspflichtig sind, sind sonstige Auftraggeber zumindest auskunftspflichtig. Ausgenommen sind jedoch börsenotierte Gesellschaften.

Die Stellung eines Antrags auf Informationszugang muss formlos und gebührenfrei möglich sein. Die Auskunft ist ohne unnötigen Aufschub, spätestens binnen vier Wochen ab Einlangen des Informationsbegehrens zu erteilen. Danach kann – vereinfacht gesagt – Beschwerde an das zuständige Verwaltungsgericht erhoben werden. Strafbestimmungen zur Einhaltung der Verpflichtungen aus dem IFG gibt es nicht; Konsequenz einer unberechtigten Informationsverweigerung ist damit grundsätzlich nur die Feststellung der Herausgabepflicht durch ein Gericht.

3. Ausnahmen / Schutz von Geschäftsgeheimnissen und personenbezogenen Daten

Transparenz und Offenlegung von Informationen sind der Standardfall des IFG, es gibt jedoch Ausnahmen. Neben wesentlichen staatlichen Interessen (nationale Sicherheit, Landesverteidigung, Vorbereitung von Entscheidungen etwa des VfGH usw) sind für die reguläre öffentliche Verwaltung vor allem drei gesetzliche Ausnahmen relevant:

• Schutz personenbezogener Daten
• Wahrung von Berufs-, Geschäfts- oder Betriebsgeheimnissen
• Wahrung der Rechte am geistigen Eigentum betroffener Personen

Bei diesen Ausnahmen ist aber stets zu bedenken, dass es möglicherweise “gelindere Mittel” gibt, die dennoch eine Informationsherausgabe ermöglichen (zB Anonymisierung personenbezogener Daten, Schwärzungen im absolut erforderlichen Ausmaß etc). Hier ist eine strenge Verhältnismäßigkeitsprüfung durchzuführen (Abwägung öffentliche bzw. private Geheimhaltungsinteressen gegen Recht auf Informationszugang). Erwähnt sei auch, dass “offenbar missbräuchlichen” Anträgen nicht stattgegeben werden muss (oder wenn bzw. soweit die Erteilung der Information die sonstige Tätigkeit des Organs wesentlich und unverhältnismäßig beeinträchtigen würde). An das Vorliegen dieser Ausnahmen ist jedenfalls ein strenger Maßstab zu legen.

4. Auswirkungen auf Vergabeverfahren

Für Vergabeverfahren bedeutet das IFG noch mehr Transparenz. Der bloße Verweis auf ein laufendes Vergabeverfahren entbindet jedenfalls nicht von der Informationspflicht. Vielmehr ist das Vorliegen konkreter gesetzlicher Ausnahmebestimmungen zu prüfen bzw. eine Interessenswägung zwischen Informationspflicht und Einhaltung der vergaberechtlichen Vorgaben zur Geheimhaltung (vgl insbesondere § 27 BVergG) vorzunehmen. Soweit Unterlagen bereits öffentlich bereitgestellt wurden (zB Ausschreibungsunterlagen, Fragenbeantwortungen, Informationen zu vergebenen Aufträgen), ist eine Herausgabepflicht wohl in aller Regel zu bejahen (und zwar entgegen bisheriger Judikatur wohl auch nachträglich.

5. Handlungsempfehlungen für Auftraggeber

Um den Anforderungen des IFG gerecht zu werden und künftige Transparenzvorgaben einzuhalten, sollten Auftraggeber folgende Umsetzungsmaßnahmen in Betracht ziehen:

• Prüfung Anwendungsbereich: Unterliegt der Auftraggeber dem IFG und der proaktiven Informationspflicht?
• Laufende Verfahren: Eine hinreichende Dokumentation von laufenden Vergabeverfahren ist bereits aufgrund der BVergG-Vorgaben geboten. Generell sollte ein effektives Dokumentationsmanagement implementiert werden, um sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen ordnungsgemäß erfasst und zugänglich sind.
• Schulung und Sensibilisierung: Mitarbeiter*innen sollten regelmäßig über die Anforderungen des IFG und den Umgang mit Informationsanfragen geschult werden (oder – sofern einschlägig – zur proaktiven Offenlegung).
• Prozesse und Richtlinien: Interne Prozesse und Richtlinien (Zuständigkeiten, Datenzugriffe) sollten definiert, überprüft und gegebenenfalls gemäß dem IFG angepasst werden.